Introduksjon
TOOL DEPOT AS’ leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. TOOL DEPOT AS ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillitt og åpenhet, og at våre leverandører deler TOOL DEPOT AS’ holdning til etikk og etterlevelse.
TOOL DEPOT AS’ etiske retningslinjer for leverandører (heretter «Etiske Retningslinjer») uttrykker våre forventninger og fastsetter våre krav til alle leverandører, samarbeids- og forretningspartnere (heretter «Leverandører»), inkludert Leverandørens ansatte, styremedlemmer, innleid personell, samt konsulenter som jobber på oppdrag for en Leverandør til TOOL DEPOT AS.
TOOL DEPOT ASs Etiske Retningslinjer er basert på gjeldende lover og regler, sentrale FN-konvensjoner og ILO konvensjoner. TOOL DEPOT AS forventer at våre Leverandører følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og følger etiske standarder som samsvarer med det materielle innholdet i våre Etiske Retningslinjer når de jobber for eller sammen med TOOL DEPOT AS.
Leverandører skal også sørge for at tilsvarende videreføres til underleverandører som medvirker til arbeid for TOOL DEPOT AS. TOOL DEPOT AS’ ambisjon er å være en pådriver for at FNs bærekraftsmål nås gjennom bærekraftig utvikling av egen virksomhet, næringsliv og samfunn. TOOL DEPOT AS forventer at Leverandøren vil bidra med relevant informasjon knyttet til bærekraft, samt bidra til at TOOL DEPOT AS kan observere Leverandørens virksomhet og arbeid for bærekraft.
Lover og regler
TOOL DEPOT AS’ Leverandører forventes å ha retningslinjer som lever opp til TOOL DEPOT AS’ Etiske Retningslinjer, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning i land der Leverandøren operer. Leverandørens virksomhet skal være lovlig.
I de tilfeller hvor nasjonale lover og standarder ikke er sammenfallende med Etiske Retningslinjer, skal TOOL DEPOT AS’ Leverandører alltid oppfylle de strengeste kravene, forutsatt at dette ikke strider med gjeldende lovgivning.
Miljø og klima
TOOL DEPOT AS ønsker å være en samfunnsansvarlig aktør som tar ansvar for miljø og klima gjennom tiltak som bl.a. miljøtårnsertifisering og bærekraftsarbeid.
Leverandører skal overholde alle lovpålagte miljøstandarder. Leverandører forventes å ha et «føre varprinsipp» knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer og ta initiativ som fremmer økt ansvarlighet for miljøet. Leverandøren forventes å ta rimelige skritt for å overvåke, og arbeide for å minimere negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet.
Menneske- og arbeidstakerrettigheter
TOOL DEPOT AS’ Leverandører skal respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
TOOL DEPOT AS’ Leverandører skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandører skal respektere arbeidstakernes rett til å etablere eller slutte seg til fagforeninger eller ansattorganisasjoner. Ansatte skal ha rett til å forhandle kollektivt, uten frykt for trusler eller represalier. Leverandører skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen. I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal Leverandører sikre at ansatte fritt kan velge sine egne representanter.
TOOL DEPOT AS’ Leverandører skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller arbeidsforhold. Leverandører skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og Leverandør er basert på frivillighet og uten trusler av noen form. Leverandørene skal sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt Leverandøren om dette på en rimelig måte. Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.
Leverandører skal ikke benytte seg av barnearbeid. Med «barn» skal forstås en person som er under 15 år, under minimumsalder for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den lovlige sysselsetningsalderen i det aktuelle landet. Den høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde. Hvis Leverandører benytter arbeidere yngre enn 18 år, skal Leverandøren kunne dokumentere at arbeideren ikke utfører helseskadelig eller farlig arbeid, inkludert overtid og nattskift.
Leverandører skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering og trakassering samt forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag. Leverandører skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer. Leverandører skal handle aktivt dersom avvik fra dette observeres.
Leverandører skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid. Leverandører sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår. Avtalen skal inneholde informasjon som er påkrevd i henhold til nasjonal lovgivning og som et minimum inneholde informasjon om stilling, arbeidssted, lønn, arbeidstid, ukentlige hviledager og lovmessig ferie.
Leverandører skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller tariffavtale. Pålagt overtidsarbeid skal være begrenset og Leverandører skal sikre at ansatte samtykker til eventuelt overtidsarbeid. Leverandører skal respektere og etterleve gjeldende lovgivning, internasjonale konvensjoner og kollektive overenskomster, hvis aktuelt, om arbeidstid og pauser, inkludert overtidsarbeid samt ferier, sykefravær og foreldrefravær og andre gjeldende fraværsbestemmelser. Leverandører skal respektere ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn som minimum tilsvarer nasjonal/internasjonal lovgivning.
Helse, miljø og sikkerhet
Helse- miljø og sikkerhet er svært viktig for TOOL DEPOT AS. Leverandører skal sørge for, og opprettholde et sikkert arbeidsmiljø i samsvar med gjeldende lovgivning og oppmuntre til god praksis innen helse og sikkerhet. Leverandører forventes å etablere forsvarlige tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder å tegne alle lovpålagte forsikringer. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres til relevante myndigheter, undersøkes og forebyggende tiltak skal innføres. Leverandører forventes å ha en skriftlig policy, personalhåndbok, erklæring eller lignende som dekker helse og sikkerhet og som kommuniseres og gjøres tilgjengelig for alle ansatte og tilgjengelige interessenter.
Etisk forretningsvirksomhet
TOOL DEPOT AS’ Leverandører forventes å til enhver tid opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt. Leverandører skal respektere de lover som regulerer deres virksomhet og skal unngå å skade mennesker, miljø og TOOL DEPOT AS’ omdømme. Det er forventes også at dette tilstrebes ved bruk av eventuelle underleverandører i leverandørens leveranse til TOOL DEPOT AS.
TOOL DEPOT AS har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel, og bestikkelser skal ikke forekomme mellom oss og våre forretningsforbindelser. TOOL DEPOT AS’ leverandører skal aktivt ta avstand fra alle former for korrupsjon og skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, anti-hvitvasking, bedrageri og annen ulovlig forretningsvirksomhet. Leverandører skal ikke tilby, etterspørre, love, motta eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller incentiver til noen i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom andre. Leverandører forventes å utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse, interne kontrolltiltak og opplæring som er forholdsmessig tilpasset deres virksomhet.
TOOL DEPOT AS’ Leverandører skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og etablere rimelige tiltak for å forhindre og håndtere at virksomheten benyttes til hvitvasking og terrorfinansiering. Leverandører skal følge gjeldende skatteregler og ikke bidra til skatte- og avgiftsunndragelser, eller på annet vis tilegne seg offentlige midler urettmessig.
TOOL DEPOT AS’Leverandører skal etterleve konkurranselovgivningen og skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ved ulovlig samarbeid om pris, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
Leverandørers forretningsbeslutninger skal ikke være motivert eller påvirket av personlige forhold eller interesser. TOOL DEPOT AS’ Leverandører skal uten unødig opphold informere TOOL DEPOT AS om forhold som kan skape problemer for Leverandørs uavhengighet.
Leverandører skal følge den til enhver tid gjeldende personverns- og informasjonssikkerhetslovgivning ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger. Leverandører skal ha forholdsmessige rutiner og systemer som sikrer at det ikke forekommer urettmessig tilegning, bruk eller deling av data informasjon eller materiale. Leverandører skal gjennomføre nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger og fortrolige opplysninger.
TOOL DEPOT AS’ Leverandører forventes å ha en varslingsprosess som er kjent for den ansatte og der ansatte skal kunne varsle om sine bekymringer uten frykt for represalier. Leverandører skal sørge for beskyttelse av varslerne og for hensiktsmessig undersøkelse, håndtering og oppklaring av varslede saker. Hvis TOOL DEPOT AS’ Leverandører oppdager brudd på disse retningslinjene, i selskapet eller blant underleverandører, skal Leverandører varsle TOOL DEPOT AS uten unødig opphold.
Inspeksjoner og rapporter
Som en del av TOOL DEPOT AS’ oppfølging av Leverandører, forbeholder TOOL DEPOT AS seg retten til å kontrollere Leverandørers og underleverandørers etterlevelse av disse retningslinjene gjennom hele kontraktens løpetid gjennom revisjoner eller inspeksjoner hos Leverandør eller underleverandør, selv eller via tredjepart. TOOL DEPOT AS kan kreve dokumentasjonen i form av:
• Egenerklæring fra Leverandører
• Egen eller uavhengig tredjepartskontroll.
Kvalitetspolicy
Våre kunder skal være trygge på at TOOL DEPOT AS har kunnskap og kompetanse etter dagens og fremtidens behov og utvikling. TOOL DEPOT AS har bygget betydelig referanse gjennom sine fagområder i 50 år, og vårt mål er at alle våre kunder er fornøyde.
Vårt mål er å trygge alle ledd i bedriften og minimalisere feil eller avvik. Dette gjøres ved grunnleggende systemer for bl.a. dokumenter, rutiner, innkjøpsprosesser, miljø, og HMS.
Våre iverksatte kvalitetsprosedyrer skal dekke all håndtering fra den første kontakt til sluttfakturering og dokumenthåndtering. Vi skal ha gjennomprøvde prosesser og metoder som gir solide resultater effektivt.
Vi som vareleverandør har vært med på utvikling av ulike forbrenningsteknikker. Det betyr at vi har en grunnleggende kunnskap, noe som trygger vår evne til å omstille oss til nye løsninger og omveltninger til det grønne skiftet. Vi har en god og alltid tilgjengelig servicestab med mange års erfaring som betjener håndverksbedrifter over hele landet.
Kompetansen bygges med gode relasjoner og gjensidig respekt med våre kunder, i tillegg til at alle ansatte føler ansvar for kvalitet og for å få utvikle seg innen sine fagområder.
Våre styrende prinsipper forplikter oss til kontinuerlig forbedring på fastsatte mål og kundetilfredshet.
• En foretrukken leverandør hos våre kunder og i markedet.
• Kvalitet for TOOL DEPOT AS er å alltid levere produkter med rett kvalitet, og som møter og gjerne overgår våre kunders forventninger.
• Høy leveransesikkerhet, med riktig pris og kvalitet
• Kvalitet er alle medarbeideres ansvar og skal prege alle enheter i virksomheten gjennom et stort engasjement og et høyt kompetansenivå.
• Kvalitet skal gjennomsyre alt vi gjør fra første kundekontakt til ferdig leveranse.
• Vi skal alltid velge kvalitetsbevisste leverandører.
• Kvalitet innebærer at vi oppfyller kundenes og samfunnets krav samt at vi konstant satser på forbedringer av ledelsessystem og virksomhet gjennom utvikling, kompetanseheving og systematisk erfaringsoverføring.
• Vi forplikter oss til å imøtekomme alle myndighetskrav som lover og forskrifter
Vår kvalitetspolicy skal være en veiviser fra ledelsen til de ansatte for å sikre at vi går i samme retning.
Brudd på etiske retningslinjer
Ved manglende etterlevelse eller brudd på de materielle krav i Etiske Retningslinjer hos Leverandører vil TOOL DEPOT AS fortrinnsvis be Leverandør rette opp forholdet og dokumentere dette innen en fastsatt frist. Ved manglende retting eller grove brudd forbeholder TOOL DEPOT AS seg retten til å gjøre alle tilgjengelige kontraktsmessige beføyelser gjeldende, eksempelvis stans av leveranse, heving av kontrakt og krav om erstatning mv.
Ivaretakelse av åpenhetsloven i TOOL DEPOT AS
TOOL DEPOT AS tar alle forpliktelsene på alvor – og vi opptatt av menneskerettigheter, helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassene. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med levering av varer og tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Loven bygger på OECDs retningslinjer. Retningslinjene retter forventninger til virksomheter på områder som menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, skatt, antikorrupsjon, konkurranselovgivning, forbrukerinteresser og åpenhet. Retningslinjene forventer at virksomheter gjennomfører aktsomhetsvurderinger risikovurderinger, og videre at man skal iverksette tiltak for å bevare miljøet, respektere menneskerettigheter, ivareta arbeidstakers rettigheter og unngå korrupsjon/smøring.
Vi har startet kartleggingen av våre leverandører med tanke på de risikoområdene åpenhetsloven omfatter, og har og vil tilskrive leverandører for å få ytterligere informasjon. Dette arbeidet vil være en pågående prosess, og eventuelle nye leverandører vil bli stilt de samme spørsmål og krav om å dokumentere deres holdning til loven. Vi vil med dette arbeide på beste evne å avdekke potensiell risiko og arbeide for reduksjon eller fjerning av mulig skade.
Styret i TOOL DEPOT AS har vedtatt vår policy for åpenhetsloven, og gitt daglig leder i TOOL DEPOT AS ansvar for TOOL DEPOT AS etterlevelse av den. Med grunnlag i policyen har TOOL DEPOT AS utarbeidet etiske retningslinjer for leverandører. Les retningslinjene her
Spørsmål vedrørende TOOL DEPOT AS etterlevelse av åpenhetsloven kan rettes til post@tooldepot.no.